エクセル 使い方 関数

たった1記事でエクセルのプルダウンリストに項目を追加する方法がわかる。

悩む男

エクセルの資料を前任者から引き継いだんだけど、プルダウンリストで項目を追加する方法が分からないな。

何かいい方法はないかな?

この記事で紹介する『プルダウンリストで項目を追加する方法」通りに行えば誰でも簡単に素早く項目を追加できます。

なぜなら、実際の解除手順をエクセルの画像と共にわかりやすく解説しているからです。

この記事では、プルダウンリストの基礎知識と追加手順を紹介して、その後に具体的な例を画像と共に解説します。

記事を読み終えれば、プルダウンリストでセルの項目を追加する方法は習得でき、実際の業務に利用できます。

プルダウンリストとは何?

まずは簡単に「プルダウンリスト」とは何かを説明します。

プルダウンリストとは?

エクセルのワークシートで入力したいセルをクリックした時に、入力内容の候補を表示するリストのこと。

プルダウンリストを作成することで、入力の手間を省いたり誤入力を防ぐことができます。半角・全角・スペース・書式も統一されますし、入力するデータのキーワードを覚えておく必要もなくなります。

このようにデータの表記崩れを防ぐために非常に有効な機能です。

プルダウンリストの設定方法は2つ。

次にプルダウンリストの設定方法を2つ紹介します。

「直接入力する方法」と「範囲を指定する方法」です。

直接入力する方法

直接入力する手順を説明します。まずは手順だけです。後ほど画像も入れて詳しく解説します。

直接入力する手順

  1. プルダウンリストを設定したいセルを選択。
  2. 「データ」タブから「データの入力規則」の右▼をクリック。
  3. 表示されたメニューから「データの入力規則」を選択。
  4. データの入力規則画面の<設定>タブで条件の設定をします。入力値の種類は「リスト」、元の値はカンマ区切りで直接入力します。
  5. OKを押して完了です。

直接指定は、「未と済」など、数が少なくて、プルダウンリストの内容が変化しない場合に有効です。

範囲を指定する方法

次に範囲を指定する手順を説明します。

範囲を指定する手順

  1. プルダウンリストを設定したいセル範囲を選択。
  2. 「データ」タブから「データの入力規則」の右▼をクリック。
  3. 表示されたメニューから「データの入力規則」を選択。
  4. データの入力規則画面の<設定>タブから条件の設定をします。入力値の種類は「リスト」、元の値にはリストにしたい範囲を指定します。数式を入力する必要はありません。範囲をクリック/ドラッグすると、そこを選択する数式が自動で入力されます。
  5. OKを押して完了です。

 

範囲を指定する方法は、「都道府県名」など、数が多い、または、プルダウンリストの内容が変わる場合に有効です。

そもそもなんで追加する

本題に入る前に、「なぜプルダウンリストで項目を追加したいのか」と「その理由」についてふれてみたいと思います。

ケース1 「なぜ?」 単純に項目が増えた。

「理由」:プルダウンリストの設定の仕方はわかるが、増やし方がわからない。

ケース2 「なぜ?」前任者から引き継いだ。

「理由」:エクセルはあまり触ったことがないのでやり方がわからない。

上記2点が大多数の方の理由だと思います。

ケース1の場合でしたら問題ないのですが、ケース2の方の場合プルダウンリストがどの方法で設定されているかを理解しなければなりません。

プルダウンリストの見極め。

そこでプルダウンリストがどのように設定されているか確認してみましょう。

この記事の最初に「プルダウンリストとは何」の章で解説した2つの「直接入力する方法」と「範囲を指定する方法」がほとんどだと思いますが、もう一つ「関数が設定されている」場合もあります。

3点の判別方法をみてみましょう。

下記の画像を使用します。B2からB4セルにドロップダウンリストが設定されています。

判別方法の例

それぞれ設定されている方法は下記の通りです。

B2セル=「直接入力する方法

B3セル=「範囲を指定する方法

B4セル=「関数を使用する方法

判別方法

一つ一つの違いをみていきます。

<データ>タブの「データの入力規則」を選択。

「元の値」欄に表示されているデータを確認する。

直接入力する方法」の場合は、優勝、準優勝、第3位と文字列で入力されています。

元の値

範囲を指定する方法」の場合は、「=$D$2:$D$4」と順位のリストの範囲が指定されています。

データの入力規則

関数を使用する方法」の場合は、OFFSETCOUNTA関数で作られています。

関数を入れる

プルダウンリストで項目を追加する手順は3つ

プルダウンリストの判別方法が分かったところで、項目を追加する手順に移ります。

直接入力する方法

手順

  1. リストに項目を追加したいプルダウンメニューがあるセルを選択します。
  2. <データ>タブ、「データの入力規則」の順に選択します。
  3. 「データの入力規則」ダイアログボックスが開くので、
  4. 「設定」タブ内の「元の値」に入っている項目の最後にカーソルを合わせ、『好きな文字』を入力します。項目の間は「,(半角カンマ)」を入れます。
  5. 「OK」ボタンを押して完了。

範囲指定する方法

手順

  1. リストに指定されている範囲の下のセルに新しい項目を入力します。
  2. プルダウンリストが設定されているセルを選択します。
  3. <データ>タブの「データの入力規則」を選択します。
  4. 「データの入力規則」ダイアログボックスが開くので、「設定」タブ内の「元の値」の右端にある「↑」ボタンを押します。
  5. プルダウンメニューに反映させたいセル範囲を指定します。ドラッグで指定、「Enter」を押します。
  6. 「元の値」にプルダウンメニューに反映させたいセル範囲が指定されていることを確認し、【OK】ボタンを押して完了です。

 

関数を使用する方法

次に関数を使用する方法ですが、関数を使用することによってどんなメリットがあるか簡単に説明します。

メリット

リストを追加するたびにセル範囲を変更しなくてもいいように自動的にプルダウンメニューに項目を追加することができます。

自動的に追加できるので非常に便利ですが、「関数」の知識が必要になります。

すでに関数が入力されていれば、リストに項目を追加するだけでドロップダウンリストにも反映されます。今回はドロップダウンリストに項目を追加する方法ですが、この方法は1から設定する方法になります。

それでは手順です。

手順

  1. リストの項目を追加したいプルダウンリストがあるセルを選択。
  2. <データ>タブの「データの入力規則」を選択します。
  3. 「データの入力規則」ダイアログボックスが開くので、「設定」タブ内の「入力値の種類」で「リスト」を選択、「元の値」に「OFFSET関数」と「COUNTA関数」を入力します。
  4. 【OK】ボタンを押して完了です。

具体例:画像付きで解説

それでは具体例を画像と共に解説します。先ほどの「プルダウンリストの見極め」の章で使用したのと同じ画像にします。

B2セルに「第4位」を追加します。

判別方法の例

直接入力する方法

1.リストに項目を追加したいプルダウンメニューがあるセルを選択します。

B2セルを選択

B2セルを選択します。

2.<データ>タブ、「データの入力規則」の順に選択します。

データタブからデータの入力規則

3.「データの入力規則」ダイアログボックスが開くので、

データの入力規則画面

4.「設定」タブ内の「元の値」に入っている項目の最後にカーソルを合わせ、『第4位』を入力します。

元の値に第4位を入力

項目の間は「,(半角カンマ)」を入れます。全角コンマではダメです。

5.「OK」ボタンを押して完了。

第4位が追加された

範囲指定する方法

1.リストに指定されている範囲の下のセルに新しい項目を入力します。

第4位を入れた

D5セルに「第4位」と入力します。

2.プルダウンリストが設定されているセルを選択します。

選択

B3セルを選択します。

3.<データ>タブの「データの入力規則」を選択します。

データタブからデータの入力規則

4.「データの入力規則」ダイアログボックスが開くので、「設定」タブ内の「元の値」の右端にある「↑」ボタンを押します。

データの入力規則画面

5.プルダウンメニューに反映させたいセル範囲を指定します。ドラッグで指定、「Enter」を押します。

範囲を選択し直す

6.「元の値」にプルダウンメニューに反映させたいセル範囲が指定されていることを確認し、【OK】ボタンを押して完了です。

okで完了
できた

関数を使用する方法(項目の追加ではなく1からの手順)

1.プルダウンリストを設定したいセルを選択。

セルを選択

B4セルを選択します。

2.<データ>タブの「データの入力規則」を選択します。

データタブからデータの入力規則
700

3.「データの入力規則」ダイアログボックスが開くので、「設定」タブ内の「入力値の種類」で「リスト」を選択、「元の値」に「OFFSET関数」と「COUNTA関数」を入力します。

D列に追加した項目を自動的にプルダウンリストの項目にするためにOFFSET関数とCOUNTA関数を組み合わせて指定しています。

「=OFFSET($D$2,0,0,COUNTA(D:D)-1,1)」と入力します。

関数を入れた

OFFSET 関数

基準セル又はセル範囲から指定された行数と列数だけ移動した位置にあるセル範囲を求めます。

『書式』- OFFSET(基準,行数,列数,高さ,幅)

COUNTA関数

指定したセル範囲のうち、空白以外のデータの個数を求めます。

『書式』- COUNTA(値1、値2・・・)

わかりやすく言えば、OFFSET関数は指定した範囲のデータを取り出すことです。COUNTA関数は幾つデータがあるか数えることです。

今回の場合ですと、D列にあるデータを取り出すのに基準のセルをD2セルにします。絶対参照で「$D$2」です。基準のセルD2のは動かないため両方とも「0」です。

高さは今回は可変です(項目を追加していく)からOFFSET関数でいくつあるか取り出します。COUNTA(D:D)でD列のみを取り出します。「:」コロンの意味は「〜」になります。つまりD列からD列です。

今D列のセルには「優勝」、「準優勝」、「第3位」と3つのデータがありますが、「第4位」が追加されれば4つになります。

D1セルには項目名が入っているため「-1」にして数えません。は「1」になります。一つのセルを表すのには高さ「1」、幅「1」になります。そうして出来上がった関数が、「=OFFSET($D$2,0,0,COUNTA(D:D)-1,1)」になります。

4.【OK】ボタンを押して完了です。

動作確認

ここで「第4位」を順位のリストに追加すると、

第4位を追加した

プルダウンリストにも「第4位」が反映されます。

まとめ

プルダウンリストに項目を追加するには最初にプルダウンリストの作成方法を覚えましょう。

プルダウンリストの作成方法

  1. 「直接入力する方法」
  2. 「範囲を指定する方法」

前任者から引き継いだデータでも慌てずにどのようにプルダウンリストが設定されているか見極めましょう。

プルダウンリストの見極め方

  1. 「直接入力する方法」か?
  2. 「範囲を指定する方法」か?
  3. 「関数を使用する方法」か?

どの方法か見極められたら後はそれぞれの手順を思い出して、項目を追加していきましょう。

もうこれでプルダウンリストに項目を追加することで悩むことはなくなります。

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