たった１記事でエクセルのプルダウンリストに項目を追加する方法がわかる。

悩む男

エクセルの資料を前任者から引き継いだんだけど、プルダウンリストで項目を追加する方法が分からないな。

何かいい方法はないかな？

この記事で紹介する『プルダウンリストで項目を追加する方法」通りに行えば誰でも簡単に素早く項目を追加できます。

なぜなら、実際の解除手順をエクセルの画像と共にわかりやすく解説しているからです。

この記事では、プルダウンリストの基礎知識と追加手順を紹介して、その後に具体的な例を画像と共に解説します。

記事を読み終えれば、プルダウンリストでセルの項目を追加する方法は習得でき、実際の業務に利用できます。

プルダウンリストとは何？

まずは簡単に「プルダウンリスト」とは何かを説明します。

プルダウンリストとは?

エクセルのワークシートで入力したいセルをクリックした時に、入力内容の候補を表示するリストのこと。

プルダウンリストを作成することで、入力の手間を省いたり誤入力を防ぐことができます。半角・全角・スペース・書式も統一されますし、入力するデータのキーワードを覚えておく必要もなくなります。

このようにデータの表記崩れを防ぐために非常に有効な機能です。

プルダウンリストの設定方法は２つ。

次にプルダウンリストの設定方法を２つ紹介します。

「直接入力する方法」と「範囲を指定する方法」です。

直接入力する方法

直接入力する手順を説明します。まずは手順だけです。後ほど画像も入れて詳しく解説します。

直接入力する手順

プルダウンリストを設定したいセルを選択。
「データ」タブから「データの入力規則」の右▼をクリック。
表示されたメニューから「データの入力規則」を選択。
データの入力規則画面の＜設定＞タブで条件の設定をします。入力値の種類は「リスト」、元の値はカンマ区切りで直接入力します。
OKを押して完了です。

直接指定は、「未と済」など、数が少なくて、プルダウンリストの内容が変化しない場合に有効です。

範囲を指定する方法

次に範囲を指定する手順を説明します。

範囲を指定する手順

プルダウンリストを設定したいセル範囲を選択。
「データ」タブから「データの入力規則」の右▼をクリック。
表示されたメニューから「データの入力規則」を選択。
データの入力規則画面の＜設定＞タブから条件の設定をします。入力値の種類は「リスト」、元の値にはリストにしたい範囲を指定します。数式を入力する必要はありません。範囲をクリック/ドラッグすると、そこを選択する数式が自動で入力されます。
OKを押して完了です。

範囲を指定する方法は、「都道府県名」など、数が多い、または、プルダウンリストの内容が変わる場合に有効です。

そもそもなんで追加する

本題に入る前に、「なぜプルダウンリストで項目を追加したいのか」と「その理由」についてふれてみたいと思います。

ケース1　「なぜ？」　単純に項目が増えた。

「理由」：プルダウンリストの設定の仕方はわかるが、増やし方がわからない。

ケース2　「なぜ？」前任者から引き継いだ。

「理由」：エクセルはあまり触ったことがないのでやり方がわからない。

上記2点が大多数の方の理由だと思います。

ケース１の場合でしたら問題ないのですが、ケース２の方の場合プルダウンリストがどの方法で設定されているかを理解しなければなりません。

プルダウンリストの見極め。

そこでプルダウンリストがどのように設定されているか確認してみましょう。

この記事の最初に「プルダウンリストとは何」の章で解説した２つの「直接入力する方法」と「範囲を指定する方法」がほとんどだと思いますが、もう一つ「関数が設定されている」場合もあります。

3点の判別方法をみてみましょう。

下記の画像を使用します。B2からB4セルにドロップダウンリストが設定されています。

それぞれ設定されている方法は下記の通りです。

B2セル=「直接入力する方法」

B3セル=「範囲を指定する方法」

B4セル=「関数を使用する方法」

一つ一つの違いをみていきます。

＜データ＞タブの「データの入力規則」を選択。

「元の値」欄に表示されているデータを確認する。

「直接入力する方法」の場合は、優勝、準優勝、第3位と文字列で入力されています。

「範囲を指定する方法」の場合は、「=$D$2:$D$4」と順位のリストの範囲が指定されています。

「関数を使用する方法」の場合は、OFFSETとCOUNTA関数で作られています。

プルダウンリストで項目を追加する手順は３つ

プルダウンリストの判別方法が分かったところで、項目を追加する手順に移ります。

直接入力する方法

手順

リストに項目を追加したいプルダウンメニューがあるセルを選択します。
＜データ＞タブ、「データの入力規則」の順に選択します。
「データの入力規則」ダイアログボックスが開くので、
「設定」タブ内の「元の値」に入っている項目の最後にカーソルを合わせ、『好きな文字』を入力します。項目の間は「,（半角カンマ）」を入れます。
「OK」ボタンを押して完了。

範囲指定する方法

手順

リストに指定されている範囲の下のセルに新しい項目を入力します。
プルダウンリストが設定されているセルを選択します。
＜データ＞タブの「データの入力規則」を選択します。
「データの入力規則」ダイアログボックスが開くので、「設定」タブ内の「元の値」の右端にある「↑」ボタンを押します。
プルダウンメニューに反映させたいセル範囲を指定します。ドラッグで指定、「Enter」を押します。
「元の値」にプルダウンメニューに反映させたいセル範囲が指定されていることを確認し、【OK】ボタンを押して完了です。

関数を使用する方法

次に関数を使用する方法ですが、関数を使用することによってどんなメリットがあるか簡単に説明します。

メリット

リストを追加するたびにセル範囲を変更しなくてもいいように自動的にプルダウンメニューに項目を追加することができます。

自動的に追加できるので非常に便利ですが、「関数」の知識が必要になります。

すでに関数が入力されていれば、リストに項目を追加するだけでドロップダウンリストにも反映されます。今回はドロップダウンリストに項目を追加する方法ですが、この方法は１から設定する方法になります。

それでは手順です。

手順

リストの項目を追加したいプルダウンリストがあるセルを選択。
＜データ＞タブの「データの入力規則」を選択します。
「データの入力規則」ダイアログボックスが開くので、「設定」タブ内の「入力値の種類」で「リスト」を選択、「元の値」に「OFFSET関数」と「COUNTA関数」を入力します。
【OK】ボタンを押して完了です。